Transformarea unei organizații poate fi ușor asociată cu tehnologia: o aplicație nouă, o automatizare, un proces mutat în digital. Pentru Ruxandra Ghencea, Head of Business Transformation – Group Leadership Role în cadrul Logitrans, lucrurile încep însă mai devreme și se termină mult mai târziu.

În viziunea Ruxandrei, transformarea începe cu întrebări. Cu înțelegerea unui proces, a oamenilor care îl folosesc și a contextului în care lucrează. Continuă cu documentare, testare, feedback și adaptare. Iar schimbarea este cu adevărat realizată abia atunci când soluția construită este înțeleasă, adoptată și reușește să facă lucrurile mai simple.

„ Transformarea este momentul în care reușește toată implementarea. Când compania noastră, Logitrans, nu mai parcurge un șir lung de procese, ci ajunge la rezultat printr-un proces mai scurt., explică Ruxandra.

De la operațional la Business Transformation

Ruxandra s-a alăturat Logitrans în 2021, iar parcursul său profesional s-a construit etapă cu etapă, prin experiența din operațional, implicarea în proiecte de transformare și colaborarea directă cu managementul companiei. Fiecare etapă i-a oferit o perspectivă diferită asupra modului în care funcționează organizația  Logitrans și a contribuit la dezvoltarea rolului pe care îl are astăzi. Experiența din operațional avea să devină importantă într-un rol în care, înainte de a schimba un proces, trebuie să înțelegi ce se întâmplă în spatele lui. Pentru Ruxandra, Business Transformation înseamnă tocmai această privire de ansamblu: să analizezi contextul, să colectezi informațiile relevante, să înțelegi cum este influențat un proces și să cauți modalități prin care acesta poate deveni mai eficient. Uneori soluția este un instrument nou. Alteori, o automatizare. Iar alteori este nevoie, înainte de toate, de un mod mai bun de a lucra.

Schimbarea nu se termină când apeși „Launch”

Un proces poate fi digitalizat și totuși să nu funcționeze mai bine.

Ruxandra face o distincție importantă între cele două. Poți transforma o solicitare într-un formular digital, poți introduce aprobări și notificări și poți avea toate informațiile într-un singur loc. Dar îmbunătățirea apare atunci când oamenii din organizatia Logitrans își însușesc noul mod de lucru și îl integrează în activitatea lor.

De aceea, una dintre cele mai dificile componente ale transformării nu este neapărat cea tehnică.

Este felul în care oamenii adoptă schimbarea.

„ Cea mai importantă parte a muncii mele este ca oamenii să înțeleagă utilitatea soluțiilor pe care le construim pentru  Logitrans si grupul de firme. Un proces, un instrument sau o automatizare nu creează valoare prin simplul fapt că există. Valoarea apare atunci când oamenii înțeleg de ce le este util, îl integrează în activitatea lor și îl folosesc în mod constant.”

Trainingurile, discuțiile, instrucțiunile și feedbackul fac astfel parte din același proces. Iar Ruxandra recunoaște deschis că este o zonă pe care continuă să o perfecționeze: cum prezinți mai bine un instrument, cum explici mai simplu și, mai ales, cum reușești să privești ceea ce ai construit din perspectiva celui care îl folosește pentru prima dată.

Aici apare una dintre provocările pe care le-a descoperit lucrând cu oamenii: schimbarea nu poate fi introdusă identic pentru toată lumea.

Unii adoptă rapid un instrument nou. Alții au nevoie de timp, explicații și context. Pentru Ruxandra, asta înseamnă adaptarea comunicării și introducerea schimbării treptat, „pe limbajul” fiecărui utilizator Logitrans.

Soluția începe cu imaginea de ansamblu

O solicitare aparent simplă poate ascunde o problemă mai mare.

Ruxandra spune că multe dintre proiectele sale pornesc de la o nevoie concretă: un instrument nou, o funcționalitate sau un mod de lucru care trebuie introdus. Dar analiza nu se oprește la cererea inițială.

„ Atunci când mi se solicită un instrument nou, nu mă uit doar la nevoia imediată. Analizez și până unde poate fi dezvoltat, ce alte procese poate susține și ce valoare poate aduce organizației pe termen lung.”

În spatele unei funcționalități pot exista alte procese influențate, alte persoane care vor utiliza informația sau alte etape care pot fi simplificate. Tocmai de aceea are nevoie de ceea ce ea numește „imaginea cu zoom out”: nu doar lista funcționalităților solicitate, ci contextul în care acestea vor fi folosite in activitatea Logitrans.

Gândirea analitică este, de altfel, calitatea despre care spune că a ajutat-o cel mai mult în actualul rol. Alături de ea vin adaptabilitatea, perspectiva strategică, orientarea către rezultat, comunicarea și curiozitatea.

„Să-ți placă să găsești soluții, să rezolvi lucruri. Să te interesezi, să înveți. Trebuie să-ți placă să înveți lucruri noi.”  -  Ruxandra Ghencea, Head of Business Transformation – Group Leadership Role , Logitrans

Tehnologia nu înlocuiește experiența. Îi face loc.

Când vorbește despre viitorul logisticii, Ruxandra vede un ecosistem în care informațiile și sistemele sunt tot mai bine conectate, iar tehnologia poate prelua o parte dintre sarcinile repetitive.

Dar scopul nu este tehnologia în sine.

Este timpul.

„Îți oferă mai mult timp pentru lucrurile care te duc către performanță.” - Ruxandra Ghencea, Head of Business Transformation – Group Leadership Role, Logitrans

Este și una dintre ideile care apar constant în felul în care Ruxandra își definește contribuția în organizatia Logitrans: „să ofer timp”. Să eficientizeze procese astfel încât oamenii să poată investi mai mult din timpul lor în activitățile în care experiența, decizia și judecata lor aduc valoare companiei noastre, Logitrans.

Din acest motiv, nu vede digitalizarea ca pe un înlocuitor al experienței. Un sistem poate prelua anumite etape, poate ghida un proces repetitiv sau poate oferi informația mai repede. Dar nu poate reproduce tot ceea ce știe un profesionist care a acumulat ani de experiență.

În același timp, interesul său se îndreaptă firesc către inteligența artificială, automatizarea proceselor și lucrul cu datele. Iar odată cu oportunitățile aduse de acestea apare și o responsabilitate pe care Ruxandra o consideră tot mai importantă: securitatea datelor și utilizarea tehnologiei într-un cadru sigur.

Feedbackul bun nu este întotdeauna cel care spune „e bine”

Transformarea presupune și disponibilitatea de a descoperi că o soluție poate fi mai bună.

Ruxandra vorbește deschis despre importanța feedbackului real. Nu doar despre confirmarea că un instrument funcționează sau aprecierea efortului depus, ci despre observațiile care arată ce poate fi schimbat.

În cultura Logitrans, apreciază tocmai deschiderea către idei, oportunitățile de dezvoltare și accesul la informații noi. Dar, pentru munca sa, feedbackul are valoare atunci când este concret.

“Nu este suficient ca efortul meu să fie apreciat. Pentru mine, confirmarea reală vine din rezultate concrete și din impactul pe care munca mea îl produce în organizație.”

Este o abordare care presupune și flexibilitate din partea celui care construiește. Testarea tehnică este doar prima etapă. Utilizatorul testează diferit, pentru că lucrează diferit. Iar observațiile sale pot schimba soluția inițială.

Lecția de a asculta

Poate tocmai de aceea, una dintre cele mai importante lecții profesionale ale Ruxandrei nu are nimic tehnic în ea.

„Uneori, trebuie doar să asculți.”

O spune și cu autoironie, recunoscând că este încă un exercițiu pentru ea. Îi place să caute răspunsuri, să găsească soluții și să ducă lucrurile mai departe, iar uneori primul impuls este să intervină înainte ca celălalt să termine ce are de spus. Experiența a învățat-o însă cât de important este să lase loc ascultării. Nu doar pentru informația pe care o primește, ci și pentru perspectiva celuilalt. Dincolo de procese, platforme și automatizări, apare astfel și omul din spatele funcției. Ruxandra este directă, deschisă, curioasă, îi place să glumească și, chiar dacă rolul său poate părea foarte tehnic pentru colegii care nu lucrează frecvent cu ea, ea îl rezumă mult mai simplu: „Sunt de treabă.”

Curiozitatea ca formă de evoluție Ce o motivează? Posibilitatea de a face ceva nou, de a învăța și de a aduce lucruri noi în companie. În perioada următoare, Ruxandra vrea să își dezvolte competențele în zona inteligenței artificiale, automatizării, structurării și analizei datelor și securității cibernetice. Direcțiile sunt diferite, dar au același numitor comun: curiozitatea. Iar perspectiva ei asupra dezvoltării profesionale merge dincolo de propria funcție.

„Dacă evoluezi tu, evoluează automat și compania în care te afli.” -  Ruxandra Ghencea, Head of Business Transformation – Group Leadership Role, Logitrans

Pentru că fiecare lucru nou învățat poate schimba felul în care îți faci munca. Iar într-o organizație ca Logitrans, care oferă spațiu pentru idei și dezvoltare, progresul individual poate deveni progres colectiv.

După mai mulți ani în Logitrans, Ruxandra privește următorii ani prin aceeași lentilă: tehnologie acolo unde aduce valoare, procese mai bine conectate și mai puțin timp consumat de sarcini care pot fi simplificate.

Iar poate că aici se regăsește cel mai bine perspectiva ei asupra transformării în Logitrans: să creezi spațiu pentru ca oamenii să își folosească mai bine timpul, experiența și capacitatea de a duce lucrurile mai departe.